今回の小技：OneNoteで打ち合わせの経緯を共有し、SharePoint上の関連資料へつなげる。
「あのお客様との前回の打ち合わせ、誰が参加して、どんな話をしたんだっけ？」
担当者に聞けば分かるものの、すぐには確認できない。議事録が個人のパソコンやノートに残ったままで、ほかのメンバーから見えない。そんな小さな不便が、社内のあちこちで起きていないでしょうか。
DXというと、大がかりなシステム導入や業務の全面的な見直しを思い浮かべがちです。しかし、普段使っているクラウドツールの活用方法を少し工夫するだけでも、仕事は着実に進めやすくなります。
今回は、フォーバルアスカが実践している「OneNoteを使った打ち合わせ議事録の共有」を、DXのちょびっと小技としてご紹介します。
議事録をOneNoteに集め、メンバーみんなで見られる状態に
フォーバルアスカでは、お客様との打ち合わせ内容をMicrosoft OneNoteに記録し、メンバー間で共有しています。
議事録を共通の場所に集めておくことで、「誰が、いつ、どのお客様と打ち合わせをしたのか」「どのような話があり、次に何をするのか」を、必要なメンバーが確認しやすくなります。
たとえば、議事録には次のような項目をそろえておくと、あとから見返しやすくなります。
• 打ち合わせ日
• 参加者
• 主な相談内容・確認事項
• 決定したこと
• 次回までの対応事項と担当者
• 関連資料の保存先
記録する項目を簡単なひな形にしておけば、担当者による書き方のばらつきも抑えられます。大切なのは、長く立派な議事録を書くことではありません。ほかのメンバーが見たときに、打ち合わせの流れと次の行動が分かることです。
OneNoteとSharePointを使い分ける
フォーバルアスカでは、打ち合わせの経緯やメモはOneNote、提案書や共有資料などのファイルはSharePointに保存する形で、クラウドツールを使い分けています。
OneNoteは、打ち合わせ中のメモや時系列の記録を残しやすく、あとから追記することもできます。一方、SharePointは、提案書・見積関連資料・社内共有資料など、メンバーが利用するファイルの保存場所に適しています。
さらに、OneNoteの議事録からSharePoint上の関連資料へたどれるよう、保存先のリンクを記載しておくと便利です。「話した内容」と「そのとき使った資料」がつながり、必要な情報を探す時間を減らせます。
共有すると、担当者以外にも打ち合わせの流れが見える
議事録を共有するメリットは、単に記録を残せることだけではありません。
担当者が外出中でも、別のメンバーがこれまでの経緯を確認しやすくなります。担当変更や応援対応が必要になったときも、過去のやり取りが残っていれば、お客様に同じ説明を何度もお願いする場面を減らせます。
また、メンバー同士が互いの打ち合わせ内容を確認できるため、「別のお客様でも似た相談があった」「この事例や資料が役立ちそう」といった気づきも生まれやすくなります。一人ひとりが持っていた情報が、チームで活用できる知識へと少しずつ変わっていくのです。
小さく始めるための4つのポイント
最初から全社で完璧に運用しようとすると、かえって続きにくくなることがあります。まずは、特定のチームやお客様との打ち合わせから試してみるのがおすすめです。
1．保存する場所を一つに決める
「議事録はここを見る」という場所を明確にします。保存先が複数あると、どれが最新か分からなくなってしまいます。
2．最低限のひな形をそろえる
打ち合わせ日、参加者、決定事項、次回対応など、あとから必要になる項目だけを共通化します。
3．打ち合わせ後、早めに記録する
時間がたつほど、細かな内容や温度感は思い出しにくくなります。まずは簡潔でも、その日のうちに残す習慣をつくることが大切です。
4．アクセス権限と記載ルールを確認する
お客様に関する情報を扱うため、誰が閲覧・編集できるのかを決めておきます。パスワードなどの機密情報や、共有が不要な個人情報は議事録に記載しないといったルールも必要です。
クラウドツールは「置き場所」ではなく「つながる仕組み」に
資料をクラウドへ保存しただけでは、必要な人が必要なときに使えるとは限りません。どこに、何を、どのように残すのかをチームでそろえてこそ、情報共有の効果が生まれます。
OneNoteで打ち合わせの経緯を共有し、SharePointで関連資料を管理する。フォーバルアスカでは、こうした身近なクラウドツールの組み合わせを通じて、メンバー間の情報共有をより密にする取り組みを進めています。
DXの第一歩は、必ずしも大きな投資である必要はありません。まずは次の打ち合わせから、議事録をチームで見られる場所に残してみる。そんな「ちょびっと小技」から始めてみてはいかがでしょうか。